Decide-IT: leren om beter tebeslissen over IT-investeringen, Een veilige manier om te oefenen met dit complexe
vraagstuk
Het nemen van beslissingen op het gebied van IT is complex. Zo is het onvoldoende om alleen te kijken of de businesscase positief is. De lijst met projecten die een positieve businesscase hebben is meestal groter dan de beschikbare mensen en middelen. De vraag is hoe prioriteit aan te brengen in de lijst met projecten. Een tweede vraag ontstaat rondom de inhoud van IT. Voor een bepaald probleem kan een IT-oplossing de beste oplossing zijn maar in het groter geheel kan deze oplossing ’exotisch’ zijn waardoor bijvoorbeeld integratie in de bestaande omgeving moeilijk kan worden. Een IT-architectuur is daarom cruciaal, maar hoe architectuur in de praktijk te brengen en mee te laten wegen in de besluitvorming? Een derde vraag ontstaat rondom het proces van besluitvorming. De meeste beslissingen worden genomen in een team en elk team heeft haar eigen dynamiek. In een team spelen belangen en persoonlijkheden een rol. De vraag is hoe daarmee om te gaan.
Als adviseurs van Twynstra Gudde komen we de worsteling rondom IT en besluitvorming regelmatig tegen. In samenwerking met TU Delft hebben we een uniek bordspel ontwikkeld om IT-professionals, managers en bestuurders in teams te laten oefenen met het maken van keuzes over IT.
De deelnemers aan het spel vormen samen een directieteam van een fabriek dat golfclubs produceert. Het directieteam kent vijf rollen, namelijk de baas (CEO), de boekhouder (CFO), de productiechef (COO), de verkoper (CMO) en de techneut (CIO). Het directieteam is verantwoordelijk om het bedrijf te laten groeien tot nummer 1 in Europa. Een belangrijk onderdeel bij het realiseren van deze ambitie is het inrichten van het IT-landschap, want zonder IT dreigt de fabriek ten onder te gaan aan de groeiende concurrentie. In verschillende rondes moeten de deelnemers als een team beslissingen nemen die leiden tot een grotere winstgevendheid en een groter marktaandeel. Het spreekt voor zich dat alle leden van het directieteam een eigen belang hebben vanuit hun achtergrond. Zo wil de verkoper natuurlijk zo snel mogelijk IT-systemen aanschaffen voor het werven en behouden van klanten, de productiechef een systeem voor productiebesturing, de boekhouder systemen voor financiën, de baas stuurinformatie en de techneut een gedegen IT-infrastructuur. Daarnaast kan het directieteam collectief besluiten om de productielijn uit te breiden, consultants in te huren en marketingcampagnes te starten. Gezien het krappe budget zullen in het team prioriteiten gesteld moeten worden. Een extra complicerende factor in het spel is dat de aangeschafte IT-systemen geïntegreerd moeten worden.
Het unieke van Decide-IT is dat het zowel een inhoudelijke als een procesmatige component heeft. Inhoudelijk geeft het spel deelnemers inzicht in IT-architectuur, de wijze waarop IT-systemen gekoppeld kunnen worden en de gevolgen die beslissingen op het gebied van IT kunnen hebben op toekomstige beslissingen. Procesmatig biedt het spel een unieke mogelijkheid om te oefenen met besluitvormingsprocessen in teams waarbij belangen, inhoud en persoonlijkheden een rol spelen.
De wijze waarop het spel wordt ingezet, is mede afhankelijk van het leerdoel dat de deelnemers hebben. Dat maakt het spel voor een grote doelgroep interessant. Het spel is relevant voor:
Om optimaal resultaat te boeken met het spel is voorbereiding essentieel. Spelen van het spel bestaat daarom uit vier contactmomenten, namelijk:
Impressie: