Managementgame

Het nemen van beslissingen op het gebied van IT is complex. Zo is het onvoldoende om alleen te kijken of de businesscase positief is. De lijst met projecten die een positieve businesscase hebben is meestal groter dan de beschikbare mensen en middelen. De vraag is hoe prioriteit aan te brengen in de lijst met projecten. Een tweede vraag ontstaat rondom de inhoud van IT. Voor een bepaald probleem kan een IT-oplossing de beste oplossing zijn maar in het groter geheel kan deze oplossing ’exotisch’ zijn waardoor bijvoorbeeld integratie in de bestaande omgeving moeilijk kan worden. Een IT-architectuur is daarom cruciaal, maar hoe architectuur in de praktijk te brengen en mee te laten wegen in de besluitvorming? Een derde vraag ontstaat rondom het proces van besluitvorming. De meeste beslissingen worden genomen in een team en elk team heeft haar eigen dynamiek. In een team spelen belangen en persoonlijkheden een rol. De vraag is hoe daarmee om te gaan.

Als adviseurs van Twynstra Gudde komen we de worsteling rondom IT en besluitvorming regelmatig tegen. In samenwerking met TU Delft hebben we een uniek bordspel ontwikkeld om IT-professionals, managers en bestuurders in teams te laten oefenen met het maken van keuzes over IT.

Het spel

De deelnemers aan het spel vormen samen een directieteam van een fabriek dat golfclubs produceert. Het directieteam kent vijf rollen, namelijk de baas (CEO), de boekhouder (CFO), de productiechef (COO), de verkoper (CMO) en de techneut (CIO). Het directieteam is verantwoordelijk om het bedrijf te laten groeien tot nummer 1 in Europa. Een belangrijk onderdeel bij het realiseren van deze ambitie is het inrichten van het IT-landschap, want zonder IT dreigt de fabriek ten onder te gaan aan de groeiende concurrentie. In verschillende rondes moeten de deelnemers als een team beslissingen nemen die leiden tot een grotere winstgevendheid en een groter marktaandeel. Het spreekt voor zich dat alle leden van het directieteam een eigen belang hebben vanuit hun achtergrond. Zo wil de verkoper natuurlijk zo snel mogelijk IT-systemen aanschaffen voor het werven en behouden van klanten, de productiechef een systeem voor productiebesturing, de boekhouder systemen voor financiën, de baas stuurinformatie en de techneut een gedegen IT-infrastructuur. Daarnaast kan het directieteam collectief besluiten om de productielijn uit te breiden, consultants in te huren en marketingcampagnes te starten. Gezien het krappe budget zullen in het team prioriteiten gesteld moeten worden. Een extra complicerende factor in het spel is dat de aangeschafte IT-systemen geïntegreerd moeten worden.

Doel van het spel

Het unieke van Decide-IT is dat het zowel een inhoudelijke als een procesmatige component heeft. Inhoudelijk geeft het spel deelnemers inzicht in IT-architectuur, de wijze waarop IT-systemen gekoppeld kunnen worden en de gevolgen die beslissingen op het gebied van IT kunnen hebben op toekomstige beslissingen. Procesmatig biedt het spel een unieke mogelijkheid om te oefenen met besluitvormingsprocessen in teams waarbij belangen, inhoud en persoonlijkheden een rol spelen.

Voor wie is Decide-IT bedoeld?

De wijze waarop het spel wordt ingezet, is mede afhankelijk van het leerdoel dat de deelnemers hebben. Dat maakt het spel voor een grote doelgroep interessant. Het spel is relevant voor:

• besluitvormers die weinig kennis en ervaring hebben met IT. Voor hen biedt het spel inzicht in IT-architectuur en de belangrijkste manieren waarop systemen gekoppeld kunnen worden
• professionals en managers binnen de IT-discipline. Voor hen biedt het spel inzicht en begrip ten aanzien van de complexiteit waarmee bestuurders te maken hebben verschillende managementteams. Voor hen biedt het spel de mogelijkheid te oefenen met de wijze waarop zij in een groep tot een besluit komen en inzicht te krijgen in de wijze waarop teamleden met elkaar omgaan.

Uitvoering en voorbereiding

Om optimaal resultaat te boeken met het spel is voorbereiding essentieel. Spelen van het spel bestaat daarom uit vier contactmomenten, namelijk:

• een intakegesprek van een uur met één van de spelers om gezamenlijk inzicht te krijgen in de huidige problemen en/of uitdagingen. Tijdens de intake blijkt bij welke van de doelen de prioriteit ligt, waardoor het spel meer focus krijgt
• een gesprek van een uur met alle deelnemers van het spel. Dit moment ligt kort voordat het spel daadwerkelijk
  wordt gespeeld. Tijdens dit contactmoment wordt een korte toelichting gegeven op het spel
• het spel zelf. Het spel wordt gespeeld in een dagdeel. In dat dagdeel vindt ook een beknopte evaluatie plaats
• een evaluatiemoment. Enige tijd nadat het spel is gespeeld, vindt een tweede en uitgebreidere evaluatie plaats. Dit moment kan met één van de spelers zijn, maar we kunnen ons ook voorstellen dat de evaluatie plaatsvindt met alle spelers. De evaluatie duurt maximaal 2 uur. Het doel van de evaluatie is het benoemen van een aantal concrete verbeterpunten die vervolgens door de deelnemers opgepakt kunnen worden. De aard van de verbeterpunten is uiteraard afhankelijk van het doel dat de deelnemers bij aanvang hadden met het spel.

Impressie: